En Bryllupskoordinator kan samle planlægning, budget og leverandører, mens I selv bestemmer, hvor meget I vil stå for. Nogle par ønsker hjælp til hele forløbet; andre vil især have styr på tidsplanen og koordineringen på dagen. Aftal fra begyndelsen, hvilke opgaver I vil beholde, og hvilke Silhouette skal håndtere. Mere information finder du på denne side.
Hjælp til planlægningen betyder ikke, at I giver afkald på beslutningerne: I sætter retningen, godkender valg og får hjælp til at holde styr på aftalerne. Hos Silhouette kan I deltage så meget eller lidt, som I ønsker, med ubegrænset korrespondance og løbende personlige møder.
Fordel opgaverne mellem jer og koordinatoren
Første beslutning handler om arbejdsdelingen. Vil I selv kontakte alle leverandører, eller ønsker I hjælp til at indhente tilbud, vurdere muligheder og stå for booking efter jeres godkendelse? Skriv de opgaver ned, I helst vil beholde, og markér dem, I gerne vil have håndteret. Så kan I bruge det uforpligtende personlige møde til at tale om jeres ønsker og behov.
En bryllupsplanlægger kan hjælpe med en detaljeret plan, budget, leverandørtilbud og kontakt til leverandører. Efter det personlige møde udarbejder Silhouette et personligt tilbud og et visuelt oplæg. Budgettet tilrettes løbende og fremsendes, så I kan følge de økonomiske valg, mens planerne tager form.
Vil I selv vælge blomster, mad, dekoration og underholdning, men gerne have hjælp fra en Bryllupskoordinator til at indhente tilbud? Eller ønsker I også hjælp til at koordinere bookinger og betalinger, når I har godkendt dem? Få skrevet ned, hvem der tager kontakt, hvem der træffer beslutningerne, og hvordan ændringer bliver godkendt. Det forebygger misforståelser senere.
Arbejdsdelingen kan ændre sig undervejs. I kan tage aktiv del i bestemte valg og lade koordinatoren følge op på aftalerne omkring dem. Bed om en tydelig beskrivelse af opgaverne, så ansvar og forventninger står klart i planen.
Fra møde til en plan, I kan følge
Ved det første møde bør samtalen handle om jeres ønsker, rammer og arbejdsform. Fortæl, hvilken type fejring I planlægger, og hvilke dele der allerede er besluttet. Har I brug for hjælp til en vielse uden for kirken, kan Silhouette stå for det som en del af den samlede bryllupsplanlægning eller som en enkeltstående opgave.
Budgettet er et arbejdsredskab, som Silhouette løbende tilretter og fremsender. Bed om at se, hvordan udgifterne fordeles på poster, og hvordan ændringer bliver ført ind. Når et tilbud kommer ind, kan I vurdere indholdet i forhold til jeres ønsker. Booking og betaling på jeres vegne sker efter jeres godkendelse.
Leverandørvalg bliver mere overskuelige, når I beskriver, hvad der er vigtigt ved hver opgave. Ved mad kan det være menu og serveringsform; ved blomster kan det være farver og udtryk. For dekoration og underholdning kan I notere ønsker og praktiske hensyn. Så kan I se, hvordan de enkelte tilbud hænger sammen med jeres planer.
Silhouette samarbejder med leverandører inden for mad, blomster, dekoration og underholdning. Har I allerede bestemte leverandører i tankerne, så fortæl det ved mødet, og tal om, hvordan deres tilbud indgår i planen. Bookinger og betalinger på jeres vegne foretages først, når I har godkendt dem.
Fejringen sætter også rammerne for arbejdet. Et havebryllup, et bryllup i telt, en fejring på badehotel eller et slotsbryllup kræver forskellige aftaler om sted, leverancer og dagens forløb. Tal om adgang til stedet, opstilling, servering og særlige ønsker, så planen tager højde for det, der skal ske.
Tidsplanen samler leverandører og fest
Når dagen nærmer sig, forbinder tidsplanen jeres ønsker med leverandørernes opgaver. Silhouette udarbejder en tidsplan for bryllupsdagen og koordinerer leverandører gennem planlægningen. Gennemgå planen sammen, så rækkefølgen og ansvaret er tydeligt for alle.
Koordinering på selve bryllupsdagen kan tilvælges. Det er adskilt fra hjælpen med planlægningen før dagen, så spørg, hvilke opgaver der følger med. Skal koordinatoren tage imod leverandører, følge tidsplanen eller være kontaktpunkt ved ændringer? Når opgaverne er beskrevet, kan I beslutte, om I ønsker den støtte.
Tidsplanen bør rumme praktiske oplysninger ud over tidspunkterne. Saml kontaktoplysninger, aftaler om levering og ansvar for opstilling ét sted. Hvis noget ændres, skal det fremgå, hvem der opdaterer planen og giver besked videre. Det mindsker behovet for, at I selv holder styr på hver enkelt besked på dagen.
Tal også om, hvordan koordineringen skal foregå, hvis I selv ønsker at være kontaktpersoner for enkelte leverandører. I kan for eksempel beholde kontakten til én leverandør og lade koordinatoren følge op på andre. En tydelig opdeling giver plads til jeres egne valg og gør ansvaret klart.
Spørgsmål til mødet med en bryllupskoordinator
Inden I indgår et samarbejde, skal I kunne se, hvad tilbuddet omfatter, og hvordan dialogen foregår undervejs. Brug mødet til at få svar på de praktiske forhold, der påvirker jeres hverdag og jeres rolle i planlægningen.
-
Hvilke opgaver tager koordinatoren sig af, og hvilke ligger fortsat hos os?
-
Hvordan bliver budget, tilbud og ændringer samlet og fremsendt?
-
Skal vi godkende hver booking og betaling, der foretages på vores vegne?
-
Hvordan bliver leverandørerne koordineret, og hvem er deres kontakt på dagen?
-
Hvad omfatter koordinering på bryllupsdagen, hvis vi tilvælger det? Se mere hos silhouette.dk.
-
Hvordan bliver planen tilpasset fejringen og de leverandører, vi ønsker?
Bed om at få arbejdsdelingen og godkendelserne beskrevet i tilbuddet. Så har I et fælles holdepunkt, hvis ønsker eller planer ændrer sig. Hos Silhouette kan I få et uforpligtende personligt møde om planlægning, budget, leverandører og koordinering og tale om, hvor meget hjælp I ønsker.
Læs om bryllupsplanlægning hos Silhouette, og brug mødet til at tale om, hvilke opgaver I vil have hjælp til. I beholder beslutningerne og får støtte til at holde styr på aftalerne omkring dem.